La organización administrativa de una empresa u organización, abarca la gestión de los distintos recursos organizacionales para la realización de tareas o actividades administrativas. Implica la disposición de personal y de recursos materiales e inmateriales y los insumos de forma adecuada para el desempeño eficiente en la realización de estas tareas para optimizarlas.José María Fernández Pirla. Economía de la empresa. Imprenta Pablo López, Madrid. 1° edición, 1961. p. 263
La tarea de organizar una área o función empresarial, y toda la empresa, es esencialmente prescriptiva, se preocupa de normalizar el comportamiento para asegurar el logro de sus propósitos. Los modelos más usados son dos; de estructura: tiene un carácter más o menos estable y define las funciones y responsabilidades de los participantes; de procesos: de carácter dinámico, que indican cómo se realizan las actividades necesarias para transformar los recursos que ingresan en salidas.Juan José Gilli; Angel O. Arostegui; Inés Doval de Antoine; Antonio Fovakis; Alejandra S. Iesulauro. Sistemas Administrativos Técnicas & Aplicaciones. Editorial Docencia, 3° edición. Buenos Aires, 1998. p. 34 y 36
Abarca tareas de diseño y operativas:
Tareas de diseño: estructura del área, racionalización de flujos de trabajos y sistemas administrativos, ordenación de la contabilidad, estudio y normalización de formularios digitales e impresos. Distribución de planta de oficinas, disposición de empleados, disposición de materiales e insumos: computadoras, monitores, impresoras, software, escritorios, sillas, archiveros, etcétera. Estas actividades de diseño se realizarán o aplicarán sobre las tareas operativas. Estas tareas de diseño son realizadas por la tecnoestructura de la organización bajo el nombre de unidad de estructura y procedimiento de la organización,u organización y métodos generales y del trabajo, organización y sistemas, y denominaciones similares; o bien realizadas por consultores externos. Tareas operativas: redactar y archivar documentos cartas o informes; gestionar agendas y coordinar reuniones; atender llamadas y correos electrónicos; registrar datos en sistemas o formularios; controlar inventarios y existencias; procesar facturas y llevar registros contables básicos; actualizar la nómina del personal (altas, bajas, horarios); organizar y mantener archivos físicos o digitales; etcétera.
Sistemas administrativos miniaturadeimagen|482x482px|Diagrama del sistema administrativo de información de la organización con sus subsistemas componentes básicos. Reelaborado de: Juan José Gilli; Angel O. Arostegui; Inés Doval de Antoine; Antonio Fovakis; Alejandra S. Iesulauro. Sistemas Administrativos Técnicas & Aplicaciones. Editorial Docencia, 3° edición. Buenos Aires, 1998 En sentido lato, los sistemas administrativos pueden definirse como, la red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado tendiente al logro de fines. Tienen como materia prima la información, analizada desde tres aspectos: dato, información e informe. Es decir, son el conjunto integrado de procedimientos, necesarios para realizar las actividades de la organización, que generan datos sobre dichas actividades, que se procesan adecuadamente para su control.
En sentido estricto, un sistema administrativo es la función que, mediante un conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas e incorporan información y decisión, permite alcanzar los objetivos de la organización. Estos procedimientos implican el uso, generación y transformación de datos en el desarrollo de las actividades. Los datos, registrados en distintos soportes, son procesados para convertirse en información útil para la conducción y el control. Su carácter es independiente del área, ya que está presente en toda actividad que trate información dentro de la organización.Jorge Roberto Volpentesta. Organizaciones, Procedimientos y Estructuras 3a. ed. - Buenos Aires, Osmar D. Buy atti - Librería Editorial, 2015. p. 93 - 94
Entonces, el sistema administrativo de una organización es el conjunto que, mediante el procesamiento de los elementos administrativos derivados de las tareas, genera la información necesaria para todos los niveles y provee los registros que la sustentan. Constituye el medio por el cual las políticas del nivel superior se traducen en decisiones operativas cotidianas. A través de él se registran, conservan y transmiten los soportes informativos de dichas decisiones. Asimismo, permite captar, elaborar y comunicar datos a los centros decisorios, posibilitando el control y el cierre del circuito de actividades.Los datos de las operaciones son capturados a medida en que estas se realizan, para luego procesarlos según los requerimientos de información de los distintos niveles decisorios.
Aquí el término administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de información o que la genera en cualquier tipo de soporte. Esto es independientemente del sector donde se realiza la actividad, es decir, puede haber tareas o trabajo administrativo en el área de producción, almacenamiento, comercial, finanzas, además del propio área administrativa. Que tan deslocalizada estén las tareas dependerá en general del tamaño de la organización, en PyMEs se concentra toda actividad administrativa en dicha área, en organizaciones grandes esta se distribuye a cada área en particular.
La tarea de diseño de los sistemas administrativos es esencialmente prescriptiva; se trata de normalizar el comportamiento para asegurar el cumplimiento de los objetivos y políticas de la organización y limitar la discrecionalidad.Juan José Gilli; Tomás Chahin; Marcelo Briola. Administración II. Sistemas administrativos. 1° edición. Bernal, Universidad Virtual de Quilmes, 2012. p. introducción. miniaturadeimagen|437x437px|Sistema administrativo de compra, donde intervienen el sector de compras - sector almacenamiento - sector contable|izquierda Estás actividades administrativas realizadas en distintos sectores o aplicadas a distintas actividades, pueden ser vistas como subsistemas, teniendo: subsistema de información gerencial, subsistema presupuestario, subsistema contable, subsistema de cobros, subsistema de pagos, subsistema de administración de venta, subsistema de administración de compras, subsistema de administración de producción, etcétera.
Por ejemplo, en el sistema de administración de compras: para requerir aprovisionamiento se implementan sistemas de alerta para iniciar la reposición a tiempo. El plan de compras establece un nivel mínimo de existencias a partir del cual almacenes emite la solicitud de compra (s.c.), que, una vez autorizada, se envía a compras para reponer los materiales que alcanzaron el punto de reposición. Cuando no existe ese punto mínimo, el sector consumidor (almacenes, producción u otro) elabora la s.c. según sus necesidades presupuestadas y, con la firma del responsable, la remite a compras. Una copia de la s. c. se archivará y registrará en el sector emisor (almacenes) como control de los materiales solicitados y pendientes de recepción. Al recibir la s. c. comprás busca proveedores registrando toda la información sobre estos en formularios o documentos prediseñados a tal fin, y emitirá un pedido de cotización (p. d.) que deberá contar con acuse de recibo del proveedor el cual se archivará como constancia de aceptación a presentar cotización por parte del proveedor. Luego de recibidas las cotizaciones compras evaluará y aceptará la cotización que cumpla con lo requisitos exigidos y emitirá una orden de compra (o. c.) que se remite al proveedor que deberá aceptarla en forma fehaciente, y otros procedimientos integrantes del sistema de compras.Juan Gómez Fulao; Fernando Magdalena (coordinadores). Sistemas administrativos. Estructuras y procesos. Capítulo 11, Sonia Sotomayor. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1999. . p. 387 - 425
Elementos de un sistema administrativo:
Conjunto de personas ubicadas en niveles inferiores y medios dedicadas a captar, transmitir, procesar o conservar información. Conjunto de soportes donde se documentan datos e información de actividades o decisiones especificas, se transmiten y se conservan registradas en el tiempo junto a sus resultados. Estos soportes pueden ser formularios, registros o elementos similares de soporte informativo. Una red de canales por donde fluyen los soportes y que vinculan a las personas. Esta red ha sido diseñada previendo la creación de rutinas definidas para operaciones repetitivas que pueden considerarse típicas de la organización. Aquí no solo se definen las estaciones donde se procesarán los datos sino también las normas que se aplicarán a los mismos.Fernando Magdalena. Sistemas administrativos, 3° edición. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1992. p. 5
Los sistemas administrativos diseñados técnicamente poseen los siguientes atributos, oportunidad: que se ejecuten en el momento en que se necesitan; economicidad: insuman la menor cantidad de recursos; seguridad: que se desarrollen dentro de alto grado de seguridad, que sean preciso; utilidad: que produzcan la información necesaria para que los diversos niveles de la organización puedan actuar frente al curso que tomen los hechos económicos.
Cumpliendo con las condiciones de operación antedichas, estos sistemas diseñados técnicamente permiten: realizar las tareas dentro de los términos previstos, a un mínimo costo y con un margen aceptable de confiabilidad; disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones efectivas inherentes a las tareas; asegurar, mediante el control del resultado de las operaciones, el cumplimiento de los objetivos fijados.Juan José Gilli (coordinador); Ángel O. Arostegui; Inés M. Doval; Alejandra S. Iesulauro; Diana R. Schulman. Diseño organizativo : estructura y procesos. 1a ed. Granica - Buenos Aires, 2007. p. 173 - 178
Procedimiento administrativo El procedimiento administrativo, o proceso de negocio, define qué tarea o tareas deben ser efectuadas, quiénes son los que deben ejecutarlas y cuándo deben hacerlo, atendiendo al orden sucesivo en que se presentan y al momento estipulado de su realización. De esta manera se constituye en el medio utilizado para ordenar las actividades de una organización, asegurándose su rápida y consistente ejecución. Se indican las tareas administrativas a realizar que posibilitan la ejecución de las tareas organizacionales y su control.Jorge Roberto Volpentesta. Organizaciones, Procedimientos y Estructuras 3a. ed. - Buenos Aires, Osmar D. Buy atti - Librería Editorial, 2015. p. 94 y 118
Los procedimientos están formados por tareas, y éstas son los trabajos que se ejecutan en un puesto, dentro de un procedimiento determinado, por ejemplo la tarea de control de existencias. Estas tareas a su vez contienen lo que se llama operaciones, que son las actividades administrativas requeridas para la realización de las tareas, por ejemplo la operación de llenar fichas de existencias de cada producto, estas operaciones son trabajos completos en sí mismos. Los procedimientos administrativos representan la manera de lograr en un mismo momento, acción y control.
Un procedimiento administrativo implica la definición de:
Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constitutiva de un circuito administrativo. Formularios a utilizar, especificando: emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etcétera. Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etcétera. Un esquema de control operativo y patrimonial.