Una cuenta contable es el elemento básico y central de la contabilidad, utilizado para identificar, registrar y clasificar de manera sistemática los hechos económicos que afectan al patrimonio y al resultado contable de una entidad. Representa, expresada en unidad monetaria, la valoración de cada uno de los elementos patrimoniales (activos, pasivos y patrimonio neto), así como de los ingresos y gastos derivados de la actividad económica.
Las cuentas permiten seguir la evolución de cada elemento patrimonial a lo largo del tiempo, proporcionando información útil para la elaboración de los estados financieros. El conjunto de cuentas utilizadas por una empresa conforma el plan contable, que constituye una representación sistemática y completa de su patrimonio y de su resultado económico.
Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor. De las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama «débito» o «debe» y a la parte derecha «crédito» o «haber», sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una pura situación física dentro de la cartuja
Tipos de cuenta Existen dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo exigible o de los fondos propios o neto). Las cuentas de gestión son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de gestión, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son acreedoras cuando siendo de patrimonio se refieren a un pasivo o siendo de gestión se refieren a un gasto y son deudoras cuando siendo de patrimonio se refieren a un activo o se refieren a un ingreso. Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la estimación para cuentas incobrables o de inventarios obsoletos o de lento movimiento que siendo cuentas de activo su naturaleza es acreedora. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de gestión.
Un tipo muy común de cuenta son las cuentas corrientes, estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de patrimonio o de gestión, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es, su ubicación específica dentro del estado financiero, no olvidemos son cuentas que pueden ser: deudoras o acreedoras.
Terminología En relación con las cuentas, se suelen utilizar los siguientes términos: Cargar, adeudar o debitar: registrar un valor en el debe de una cuenta. Abonar, acreditar o datar: registrar un valor en el haber de una cuenta. Saldo: diferencia entre la suma de los importes registrados en el debe y los registrados en el haber de una determinada cuenta. La cuenta puede tener: saldo deudor, cuando la suma de los valores registrados en su debe es mayor que la de los registrados en su haber (D > H); saldo acreedor en caso contrario (D < H); saldo cero cuando la suma de los valores del debe y haber son iguales (D = H). Saldar: consiste en efectuar una anotación por el importe del saldo en el debe de la cuenta, si su saldo es acreedor, o en el haber si es deudor, de tal forma que resulte un saldo cero. Cerrar: saldar una cuenta y no volver a registrar ninguna otra operación en la misma durante un determinado período
Funcionamiento Los sistemas de funcionamiento de las cuentas son el sistema administrativo y el sistema especulativo.
Sistema administrativo Los valores que registra la cuenta que representa un determinado elemento patrimonial tienen un carácter homogéneo, lo que supone que los cargos y los abonos que recoge atienden a al mismo criterio de valoración (precio de adquisición, valor de reintegro, valor de reembolso, etc.). Tienen dos características prácticas destacables:
El importe del saldo de la cuenta coincide con el valor del elemento patrimonial que representa, según el criterio de valoración que proceda. Las diferencias de neto generadas en las transacciones en la que el elemento patrimonial está implicado se recoge en una cuenta de resultados.
Sistema especulativo El sistema especulativo consiste en la posibilidad de registrar valores en una determinada cuenta según criterios heterogéneos. Así coinciden en una misma cuenta valores calculados en función del precio de adquisición con los calculados en función del precio de venta. En consecuencia: La cuenta queda desajustada porque su saldo no refleja el valor del elemento patrimonial representado en un momento dado. Es necesario periódicamente ajustarla, depurando las diferencias de neto patrimonial recogidas a través de los valores de ventas, calculando el resultado de la siguiente manera: Resultado = Ventas - (Existencias iniciales + Compras - existencias finales). Es necesario también, en el momento de practicar el ajuste, determinar el valor de las existencias finales del bien de que se trate extracontablemente. La ganancia o pérdida producida tras cada alteración en la que esté implicada la cuenta no se registra de forma automática para cada operación, practicándose al final del período, para que la cuenta de resultados recoja, globalmente, el resultado del conjunto de operaciones según la fórmula de cálculo ya descrita y específica.
Cuentas de activo, características y su estructura
Una entidad tiene un activo cuando debido a un hecho ya ocurrido, controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial, con valor de uso o de cambio para el ente).
Un bien tiene valor de cambio cuando existe la posibilidad de: Canjearlo por efectivo o por otro activo. Utilizarlo para cancelar una obligación. Distribuirlo entre los propietarios del ente económico. Un bien tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en alguna actividad productora de ingresos.
Es importante mencionar que la cuenta de activo se encuentra clasificada en: Activo circulante, Activo fijo o Activo no circulante y Activo diferido o Cargo diferido. Representando siempre las cuentas activas los bienes y derechos que son propiedad de la empresa.
Estructura La cuenta se divide en 2 partes una de ellas se encarga del aumento del valor mientras que la otra de lo que disminuye. Esta se compone en T el lado izquierdo es el «debe» y el lado derecho el «haber».
Características Algunas propiedades básicas de los activos en sus diferentes presentaciones o clasificaciones para que sean reconocidos como tal y sean presentados en los diversos estados financieros son:
Recursos. Identificables. Cuantificables. Tener su origen en operaciones pasadas.
Activo corriente o circulante
Son el efectivo y aquellos bienes o derechos que se espera convertir en efectivo o consumir dentro del ciclo normal de las operaciones de la empresa. Por ciclo normal de operaciones se entiende el tiempo promedio en que el efectivo invertido en materia prima se convierte de nuevo en efectivo pasando por las etapas de producción, venta y recaudo de cuentas por cobrar; esto para el caso de empresas manufactureras. En empresas comerciales, por su misma naturaleza, se omite el proceso productivo. Si el ciclo normal operativo es menor de un año, se considerarán activos corrientes aquellos bienes que se convierten en efectivo o se consumen en menos de un año; si es mayor de un año se aplicará este criterio en la clasificación. Es costumbre considerar como corto plazo el período menor de un año.
Las partidas del activo corriente más importantes son el efectivo, las inversiones temporales (fácilmente convertibles en efectivo), las cuentas por cobrar o cartera y los inventarios (materia prima, productos en proceso y productos terminados). Estas partidas usualmente reciben el nombre de capital de trabajo. De menor importancia, dentro del grupo de activos corrientes, figuran los gastos pagados por anticipado, tales como seguros e intereses.
El orden de presentación de las principales cuentas del activo circulante de una entidad comercial, en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad, es el siguiente:
Caja: es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagares (buches) de tarjetas de crédito, giros postales, bancarios y telegráficos recibidos de otras entidades; esta cuenta aumenta cuando la empresa recibe dinero en efectivo, disminuye cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo porque representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad.
Fondo fijo de caja chica: representa el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, destinado para liquidar los pagos menores; en México, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), en sus artículos 31, fracción III, y 172, fracción IV, establece que su monto no debe excederse a $2000.00; esta cuenta principia con el fondo promedio estimado de los pagos menores que cubre la empresa durante un periodo determinado, por ejemplo, una semana, una quincena, un mes, etc., agregando a dicho promedio un pequeño margen; aumenta cuando el fondo por no ser suficiente se incrementa, disminuye cuando el fondo, por ser exclusivo, se reduzca; es cuenta del activo porque representa dinero en efectivo propiedad de la entidad.
Bancos: representa el valor de los depósitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad; esta cuenta aumenta cuando la empresa deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando expide cheques en contra del banco; es cuenta del activo porque representa el valor del dinero depositado en instituciones bancarias que es propiedad de entidad.
Inversiones temporales: son las que están representadas por acciones y otros valores de inmediata realización, que la empresa adquiere en casas de bolsa o en otros organismos del sector financiero, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en plazo corto, y evitar con ello que su efectivo disponible no produzca un beneficio; esta cuenta aumenta cuando la entidad adquiere acciones, bonos, obligaciones, cédulas hipotecarias, bonos de prenda, etcétera, disminuye cuando los vende; es cuenta del activo porque representa el importe de las acciones y otros valores de inmediata realización que son propiedad de la entidad.
Mercancías, inventarios o almacén: mercancías son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta; esta cuenta aumenta cuando la empresa compra o le devuelven mercancías, disminuye cuando los vende o devuelve mercancías; es cuenta del activo porque representa el valor de las mercancías que son propiedad de la entidad, aunque lo es únicamente al comenzar y al terminar el ejercicio; más adelante se explicará que, durante el ejercicio, es cuenta mixta.
Clientes: son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancías a crédito, sin exigirle especial garantía documental; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa vende mercancías a crédito, disminuye cuanto los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancías o se les concede algún descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el valor de las ventas efectuadas a crédito que la empresa tiene el derecho a cobrar.