Sistema de gestão de coleção é um software (programa) usado por instituições ou indivíduos para digitalizar e organizar as informações referentes a coleções ou acervos, criando uma base de dados.
As instituições de coleta são principalmente museus e arquivos, que podem ser grande porte ou muito pequenas ou especializadas, como museus históricos locais e sociedades de preservação. De forma secundária, bibliotecas e galerias também atuam como instituições coletoras. Os sistemas de gestão de coleções permitem que indivíduos ou instituições de coleta organizem, controlem e gerenciem os objetos de suas coleções “rastreando todas as informações relacionadas a e sobre” esses objetos. Em instituições maiores, o sistema de gestão de coleções pode ser usado por equipes de coleções, como registradores, gestores de coleções e curadores, para registrar informações como localização de objetos, proveniência, informações curatoriais, relatórios de conservação, avaliações profissionais e históricos de exposições. Todas essas informações registradas são acessadas e usadas por outros departamentos institucionais, como os de “educação, associação, contabilidade e administração”.Quigley, Suzanne; Sully, Perian (2010). Computerized Systems. In Rebecca A. Buck; Jean Allman Gilmore (Eds.), MRM5: Museum Registration Methods (5th ed.), p. 161. Washington, DC: AAM Press: American Association of Museums.
Embora os primeiros sistemas de gestão de coleções fossem bancos de dados de catalogação, essencialmente versões digitais de catálogos de fichas, sistemas mais recentes e avançados estão sendo usados para melhorar a comunicação entre a equipe do museu e para automatizar e gerenciar tarefas e fluxos de trabalho baseados em coleções. Os sistemas de gestão de coleções também são usados para fornecer acesso a informações sobre as coleções e objetos de uma instituição para pesquisadores acadêmicos, voluntários institucionais e o público, cada vez mais por meio de métodos online.
História Os registros de coleção existem desde que surgiram os primeiros museus. As coleções e acervos eram registrado de forma analógica e muito simples, com o intuito somente de tomar conhecimento do bem para salvaguarda. Com o avanço da ciência, ao passar dos tempos, houve a necessidade de criar um sistema de classificação e registros mais amplos. Com a evolução da tecnologia de informação, criou-se softwares acessíveis a usuários não especializados, a profissionais e instituições.Matos, Alexandre Manuel Ribeiro. (2007). Os sistemas de informação na gestão de coleções museológicas Contribuições para a certificação de museus. Universidade do Porto.
Embora a meta durante a década de 1960 fosse usar computadores para manutenção de registros de coleções para fins de prestação de contas, o Diretor Executivo da Museum Computer Network, Everett Ellin, alertou que os profissionais dos museus deveriam incluir o acesso público como meta porque "não valeria a pena o esforço se os museus apenas criassem um sistema glorificado de manutenção de registros." Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software. John F. Kennedy University, p. 26. Retrieved 19 November 2015. Os sistemas de gestão de coleções tornaram-se ferramentas cruciais para aumentar o acesso do público às informações das coleções, ampliando os tipos de informações que são registradas. O que antes era “uma ferramenta simples para cuidados e inventário de coleções” tornou-se “um instrumento robusto e poderoso para salvar todas as informações sobre objetos de museu", incluindo material interpretativo, objetos digitais e substitutos digitais. Como alguns sistemas de gestão de coleções agora incorporam gerenciamento de ativos digitais e armazenamento de informações de conteúdo, muitos profissionais de museus começaram a chamá-lo de sistema de gerenciamento de conteúdo.Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software. John F. Kennedy University, p. 3. Retrieved 19 November 2015.
Décadas de 1960-1970 Desde que os padrões legíveis por máquina foram desenvolvidos para bibliotecas na década de 1960, os museus se interessaram em utilizar computadores para registrar informações sobre suas coleções. No entanto, os museus têm necessidades muito diferentes das bibliotecas; embora as informações bibliográficas sobre um objeto de coleção de biblioteca sejam geralmente estáticas, os registros do museu estão em constante mudança devido à necessidade contínua de novas informações sobre os objetos do museu a serem adicionadas aos registros.Carpinone, Elana C. (May 2010), Museum Collection Management Systems: One Size Does NOT Fit All, p. 11. Retrieved 5 December 2015. Já em 1967, o Museum Computer Network, um grupo informal de museus de Nova York, tentou criar um banco de dados de gerenciamento de coleções chamado GRIPHOS. Em 1968, em uma conferência do Metropolitan Museum of Art e da IBM, palestrantes discutiram projetos atuais e propostos para automatizar o gerenciamento de coleções.Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software. John F. Kennedy University, pp. 23-24. Retrieved 19 November 2015. Em um esforço para coordenar a pesquisa para o desenvolvimento desses sistemas, associações profissionais como o Comitê de Coordenação do Banco de Dados de Museus, formado em 1972, foram criadas para disseminar informações sobre computadores e bancos de dados para museus interessados em implementar sistemas de coleções informatizadas.Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software. John F. Kennedy University, p. 29. Retrieved 19 November 2015.
Décadas de 1980-1990 Durante a década de 1980, os sistemas de gestão de coleções tornaram-se mais avançados com o surgimento de bancos de dados relacionais que "relacionam] cada parte dos dados com todas as outras".Reibel, Daniel B. (2008). Computers. In ‘’Registration Methods for the Small Museum’’ (4th ed.), p. 126. Lanham, MD: AltaMira Press. Nessa mesma época, alguns sistemas populares foram originalmente desenvolvidos para instituições específicas " baseados em bancos de dados relacionais genéricos ”- como o The Museum System para o Metropolitan Museum of Art da Gallery Systems e o Re: discovery Software's Proficio para o Monticello da Thomas Jefferson Foundation - antes de serem lançados como produtos comerciais.Carpinone, Elana C. (May 2010), Museum Collection Management Systems: One Size Does NOT Fit All, p. 19. Retrieved 5 December 2015. Durante a década de 1990, com os computadores se tornando mais rápidos e baratos e com o surgimento da Internet, o software de gerenciamento de coleções tornou-se muito mais sofisticado, capaz de "apresentar imagens, classificar informações em qualquer miríade de configurações, registrar informações de exibição, rastrear locais, e interface com um site de museu."Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software. John F. Kennedy University, p. 40. Retrieved 19 November 2015.
Informações gerenciadas Em 1997, o historiador de arte e consultor de estudos de informações de museus Robert A. Baron delineou os requisitos para os sistemas de gestão de coleções, não como uma lista dos tipos de informações de objetos de coleções que deveriam ser registrados, mas sim como uma lista de atividades de coleções, como administração, empréstimo, exibição, preservação e recuperação,Swank, Annamaria Poma (September 2008). Collections Management Systems, p. 15. Retrieved 15 November 2015. tarefas pelas quais os museus eram responsáveis muito antes da invenção dos computadores. Muitos sistemas modernos de gerenciamento de coleções vão além da catalogação, auxiliando no gerenciamento desses processos e fluxos de trabalho.Schmitt, Bob (10 October 2014). Collection Management Systems. Retrieved 15 November 2015 A Lista de Verificação dos Critérios de Software de Gerenciamento de Coleções da Canadian Heritage Information Network, que visa ser uma lista abrangente dos tipos de informações que um museu pode querer registrar em um sistemas de gestão de coleções, organiza essa lista por processos e ações em vez de tipo de informação. A lista de verificação "descreve uma série de recursos comumente incluídos em um sistemas de gestão de coleções comercial, que pode ajudar um museu a determinar quais recursos têm prioridade".Canadian Heritage Information Network (2012). . Retrieved 28 February 2020
Características
Funcionalidade Um sistemas de gestão de coleções deve ser capaz de armazenar dados, editar dados, excluir dados, acessar dados por meio de consultas, classificar dados e gerar dados na forma de relatórios.Reibel, Daniel B. (2008). Computers. In ‘’Registration Methods for the Small Museum’’ (4th ed.), pp. 117-118. Lanham, MD: AltaMira Press. Os dados são armazenados como tabelas e inseridos no sistema (e às vezes editados) por meio de formulários. As consultas são pesquisas que ajudam a recuperar dados específicos do sistema, e os relatórios “são os meios pelos quais os resultados de uma consulta são exibidos ou impressos”.Quigley, Suzanne; Sully, Perian (2010). Computerized Systems. In Rebecca A. Buck; Jean Allman Gilmore (Eds.), ‘’MRM5: Museum Registration Methods’’ (5th ed.), p. 162. Washington, DC: AAM Press: American Association of Museums.
Flexibilidade Um sistemas de gestão de coleções eficiente, como um bom banco de dados relacional, não deve ter registros duplicados e não deve exigir que as mesmas informações sejam registradas em mais de um local do sistema. Ao mesmo tempo, o sistema deve ser flexível o suficiente para acomodar mais dados à medida que as coleções se expandem. O usuário também deve compreender que nem todas as informações devem ser inseridas em um sistema de gerenciamento de cobranças; por exemplo, informações complexas, como dimensões e medidas complicadas. Algumas instituições podem não querer registrar informações confidenciais, como informações privadas de doadores, em um sistemas de gestão de coleções e, em vez disso, mantê-las em um arquivo manual ou em um arquivo digital seguro e separado, com indicações para a localização do arquivo registrado no sistemas de gestão de coleções. Quigley, Suzanne; Sully, Perian (2010). Computerized Systems. In Rebecca A. Buck; Jean Allman Gilmore (Eds.), ‘’MRM5: Museum Registration Methods’’ (5th ed.), p. 169. Washington, DC: AAM Press: American Association of Museums.
Backup e redundância Um sistemas de gestão de coleções deve ter "um processo embutido de backup e recuperação" para proteger os dados não apenas contra falhas e desastres do equipamento, mas também contra erros humanos, que podem resultar em perda ou corrupção de dados. Cópias redundantes das informações devem ser armazenadas em vários locais e o processo de backup pode ser automatizado.Canadian Heritage Information Network (2012). Collections Management Software Criteria Checklist – 2012. Retrieved 14 November 2015
Padrões de dados