Un documento (del latín, documentum, y este de docere, "enseñar, instruir), en un sentido muy amplio y genérico, es «una expresión del pensamiento por medio de signos gráficos sobre un soporte», un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.
Diplomática Equivalente a diploma, carta u otro escrito «que ilustra acerca de algún hecho, principalmente histórico», es también cualquier «testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídica, redactado con arreglo a ciertas formalidades destinadas a conferirle autoridad, fe y fuerza probatoria». Se le llama también documento diplomático matizando este carácter.
Archivística En una línea análoga, el Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”añadiendo que es susceptible de ser conservado para su uso «con fines de consulta o como prueba».
Características básicas Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora –o dispositivo móvil, por ejemplo– mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:
Al soporte material usado para consignar la información. A las características informaciones que conlleva.
Características del soporte material En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales. Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel. No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita; sin embargo, lo más importante es que suelen emplear otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.
Características de información Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios.
Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, boletines, actas de congresos). Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios (por ejemplo, bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes). Los documentos terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios, aunque algunos autores los definen como reproducciones mecánicas (fotocopias). derecha|369x369px
Tipos de documentos Algunos tipos de documentos más comúnmente conocidos son:
Documento acéfalo Se refiere a un documento que carece de data y de autor.
Documento activo Es un tipo de documento conservado en archivos administrativos usado habitualmente en el ejercicio de la actividad del organismo que lo ha generado o recibido.
Documento de archivo
Documento público Desde un punto de vista del Derecho, es «un documento que tiene legal y jurídicamente la cualidad de poder establecer un hecho cualquiera.»
Véase también Archivo de documentos Documento de identidad Documento electrónico Información documental Record Management
Referencias
Bibliografía Briet, S. (1951). Qu'est-ce que la documentation? Paris: Documentaires Industrielles et Techniques. Buckland, M. (1991). Information and information systems. New York: Greenwood Press.
Frohmann, Bernd (2009). «Revisiting "What is a document?"», Journal of Documentation, 65(2), 291-303. Hjerppe, R. (1994). «A framework for the description of generalized documents». Advances in Knowledge Organization, 4, 173-180. Houser, L. (1986). «Documents: The domain of library and information science». Library and Information Science Research, 8, 163-188. Larsen, P.S. (1999). «Books and bytes: Preserving documents for posterity». Journal of the American Society for Information Science, 50(11), 1020-1027. Lund, N. W. (2008). «Document theory». Annual Review of Information Science and Technology, 43, 399-432.
Ørom, A. (2007). «The concept of information versus the concept of document. I: Document (re)turn». En: Roswitha Skare, Niels Windfeld Lund y Andreas Vårheim (eds.) Contributions from a research field in transition. Frankfurt am Main: Peter Lang. Págs. 53–72 Riles, A. (Ed.) (2006). Documents: Artifacts of Modern Knowledge. University of Michigan Press, Ann Arbor, MI. Schamber, L. (1996). «What is a document? Rethinking the concept in uneasy times». Journal of the American Society for Information Science, 47, 669-671. Signer, Beat: «What is Wrong with Digital Documents? A Conceptual Model for Structural Cross-Media Content Composition and Reuse». En: Proceedings of the 29th International Conference on Conceptual Modeling (ER 2010), Vancouver, Canadá, November 2010. Smith, Barry. «How to Do Things with Documents», Rivista di Estetica, 50 (2012), 179-198. Smith, Barry. «Document Acts». En: Anita Konzelmann-Ziv, Hans Bernhard Schmid (eds.), 2013. Institutions, Emotions, and Group Agents.Contributions to Social Ontology (Philosophical Studies Series), Dordrecht: Springer
Enlaces externos Diccionario: documento Qué es un documento