derecha|miniaturadeimagen|Una "tabla de Eisenhower" básica para ayudar a evaluar la urgencia y la importancia de las tareas, y así gestionar el tiempo dedicado a ellas. Los elementos pueden ser colocados en puntos más precisos dentro de cada cuadrante.
La gestión del tiempo, organización del tiempo o administración del tiempo es el proceso de planear y ejercitar el control consciente del tiempo empleado en actividades concretas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. Supone para la persona el manejo simultáneo y la acomodación de actividades laborales, sociales, familiares, hobbys, compromisos e intereses con la finitud del tiempo.
Utilizar el tiempo eficientemente guía a la persona entre las diferentes actividades que realiza. Por el contrario, una utilización ineficiente genera falta de tiempo. Numerosas habilidades, herramientas y técnicas ayudan a gestionar el tiempo cumpliendo tareas, proyectos y objetivos en los plazos fijados. La gestión del tiempo se considera entre los buenos hábitos de trabajo y entre las habilidades gerenciales.
Inicialmente el término "gestión del tiempo" solo se refería al ámbito laboral y empresarial, pero ha ampliado su alcance para incluir también actividades personales.
Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos con esta finalidad. La gestión del tiempo normalmente es una necesidad en cualquier desarrollo de proyecto, porque determina su alcance y el momento en que se completará del todo. También es importante entender que existen diferencias técnicas y estructurales en la gestión del tiempo debidas a distintas concepciones culturales del tiempo.
Una gestión eficaz del tiempo es esencial para maximizar el retorno del tiempo invertido (ROTI). Al priorizar tareas y organizar horarios, las personas pueden asegurarse de que el tiempo se dedique a actividades que generen el mayor valor. Diversas técnicas pueden ayudar a mejorar el ROTI al reducir el tiempo dedicado a tareas menos productivas. Dominar la gestión del tiempo conduce a una mayor productividad, resultando en un retorno global más alto del tiempo invertido.
La gestión del tiempo no debe confundirse con la gestión de los tiempos, o manejo de los tiempos, un término político que alude a elegir bien el momento de determinadas decisiones con múltiples efectos.
Conceptos relacionados La gestión del tiempo está relacionada con:
Gestión de proyectos: la gestión del tiempo puede considerarse un subconjunto de la gestión de proyectos, y dentro de esta disciplina se conoce más habitualmente por planificación de proyectos y cronograma del proyecto. La gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones fundamentales de la gestión de proyectos. Gestión de la atención: la gestión de recursos cognitivos, y en particular el tiempo que las personas centran su mente en determinadas actividades, tiene fuertes lazos con la gestión del tiempo.
La gestión del tiempo en una organización es la ciencia de identificar, valorar y reducir los desperdicios de tiempo dentro de organizaciones. Identifica, informa y valora financieramente el tiempo mínimo necesario para cada tarea, el tiempo realmente empleado y el tiempo malgastado. A partir de ello recomienda cambios para convertir el tiempo malgastado en tiempo productivo.
Visiones culturales de la gestión del tiempo Las diferencias culturales en la forma de concebir el tiempo pueden afectar a la manera de gestionarlo. Por ejemplo, pensar en tiempo lineal es una manera de concebir el tiempo como fluyendo de un momento al siguiente de forma lineal. Esta percepción lineal de tiempo es predominante en América junto con la mayoría de países del norte de Europa, como Alemania, Suiza o Reino Unido. Las personas en estas culturas tienden a valorar mucho la gestión del tiempo productivo, y a evitar decisiones o acciones que resultarían en desperdiciar el tiempo. Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más “monocrónicas”, es decir, que prefieran hacer solo una cosa a la vez. En general, esta visión cultural lleva a centrarse mejor en cumplir una única tarea, y de ahí, a una gestión del tiempo más productiva.
Otra visión cultural del tiempo es la multitarea. En las culturas multitarea la mayor parte de la gente es más feliz cuantas más tareas realiza a la vez. Estas culturas son “policrónicas”: prefieren hacer múltiples tareas inmediatamente. Esta visión multitarea del tiempo es preponderante en países del sur de Europa, como España, Portugal o Italia. En estas culturas, las personas tienden a menudo a emplear tiempo en cosas que consideran más importantes, como acabar las conversaciones sociales. En entornos empresariales a menudo se presta poca atención al tiempo que duran las reuniones, mientras que sí se considera importante que la calidad de la reunión sea alta. En general, estas culturas se centran más en la sinergia y la creatividad que en la eficacia.
Finalmente está la visión cíclica. En las culturas con esta visión, el tiempo no se considera ni lineal ni relacionado con los acontecimientos. Como días, meses, años, estaciones y acontecimientos ocurren regular y repetitivamente, el tiempo se ve como cíclico. Por ello no se considera que se desperdicie, ya que siempre vuelve, puesto que hay una cantidad ilimitada. Esta visión cíclica del tiempo es prevalente en la mayoría de países asiáticos, incluidos Japón y China. En las culturas con visión temporal cíclica es más importante completar correctamente las tareas. Por tanto, la mayoría de la gente, antes de actuar, pasará más tiempo pensando en sus decisiones y el impacto que tendrán. En estas culturas la mayoría de las personas suelen comprender que, en otras culturas, la percepción del tiempo es distinta, y son conscientes de ello cuando interactúan con gentes de diferente visión.
Conformación de un entorno que lleve a la eficacia Como se ha dicho, la bibliografía sobre gestión del tiempo considera fundamental conformar un entorno que lleve a la eficacia. Esto incluye:
"Organízate" -triaje de papeleo y tareas "Protege tu propio tiempo" a través del aislamiento y la delegación "Consecución a través de la gestión de metas y de centrarse en objetivos" -énfasis motivacional "Abandono de los malos hábitos" -superación de problemas psicológicos subyacentes, p. ej. procrastinación
Además es importante escoger el momento en que se abordan las tareas, porque hay tareas que requieren altos niveles de concentración y otras más rutinarias. Se recomienda realizar las tareas más difíciles a primera hora, cuando la persona está más descansada. O bien aprovechar los picos de atención que cada cronotipo tiene en determinados momentos del día (personas búho y personas alondra) para emplazar las labores más complejas, dejando las más sencillas para los valles de atención. La bibliografía mencionada también se centra en vencer problemas psicológicos crónicos como la procrastinación.
La incapacidad excesiva y crónica de una persona para gestionar eficazmente el tiempo puede ser un síntoma de trastorno por déficit de atención con hiperactividad (ADHD por sus siglas en inglés) o desorden de déficit de la atención (ADD por sus siglas en inglés). Los criterios de diagnóstico incluyen la constatación de un rendimiento real significativamente por debajo del potencial (underachievement), la dificultad para organizarse, problemas para empezar algo, dificultades para realizar varias tareas simultáneamente, y problemas para el seguimiento de las tareas que se están realizando. Algunos autores sugieren que patologías en la corteza prefrontal, que es la parte del cerebro más recientemente evolucionada, pueden estar detrás de estos problemas. Esta zona del cerebro realiza las funciones de intervalo de atención, control de los impulsos, organización, aprendizaje de la experiencia y autocontrol, entre otras. Algunos estudiosos argumentan que es posible cambiar la manera en que funciona el cortex prefrontal y ofrecen una solución.
Establecimiento de prioridades y objetivos Las estrategias de gestión del tiempo se asocian a menudo con la recomendación de establecer objetivos personales. Se pone énfasis en cosas como:
Realizar las tareas por orden de prioridad –establecer objetivos y priorizar Fijar objetivos "gravitacionales" –que atraen automáticamente las acciones
Estos objetivos se anotan y pueden ser divididos en un proyecto, un plan de acción o una sencilla lista de tareas. Se puede establecer un grado de importancia para tareas individuales o para objetivos, y pueden ponerse fechas límite y asignarse prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un programa o un calendario de actividades. Puede ser recomendable una planificación diaria, semanal, mensual o por otros períodos. En la misma organización pueden coexistir planificaciones de diferente intervalo temporal, por ejemplo una mensual y otra anual, pero siempre coordinadas y elaborando la de menor intervalo de acuerdo a la de mayor. Siguiendo con el ejemplo, la planificación mensual se elabora teniendo en cuenta la anual, y para detallarla. Todo esto puede hacerse de las maneras siguientes.
Para valorar la importancia de una tarea pueden tenerse en cuenta los beneficios que aporta: inmediatos, a largo plazo o bajos. También, dentro de un proyecto complejo con múltiples tareas gestionado con la ayuda de un programa informático específico, se puede extraer el porcentaje de tiempo durante la simulación que una tarea estaba en la ruta crítica del proyecto. A mayor porcentaje, mayor importancia de esa tarea. La sensación de urgencia que una tarea suscita en una persona puede reflejar más la situación de esa persona que la auténtica importancia de la tarea.
Análisis ABCD Una técnica utilizada desde hace mucho en gestión empresarial es la categorización de numerosos datos en grupos. Estos grupos son a menudo nombrados con las primeras letras del alfabeto, A, B, C y D —de ahí el nombre. Las actividades se ordenan por estos criterios generales:
A– Tareas que se perciben como urgentes e importantes B – Tareas importantes, pero no urgentes C – Tareas poco importantes, pero urgentes D – Tareas ni importantes ni urgentes
Cada grupo es entonces ordenado por prioridad. Para refinar más la priorización, algunos individuos fuerzan todas las actividades inicialmente clasificadas como B en las categorías A o C. El análisis ABCD de tareas puede incorporar más de 4 grupos. No debe confundirse con el análisis ABC para gestión de inventarios. La importancia de las tareas también se puede codificar con colores.
El análisis ABCD se combina frecuentemente con el análisis de Pareto.
Análisis de Pareto Parte de la idea de que el 80 % de las tareas pueden completarse en el 20 % del tiempo disponible, y el restante 20 % de las tareas consumirá el 80 % del tiempo. Este principio se emplea para dividir las tareas en 2 conjuntos. Se recomienda entonces asignar mayor prioridad a las tareas del primer grupo.
La regla del 80-20, denominada principio de Pareto, también puede aplicarse para aumentar la productividad: se supone que el 80% de la productividad puede conseguirse haciendo solo el 20 % de las tareas. De modo parecido, el 80% de los resultados puede atribuirse a solo el 20% de las tareas. Si el objetivo de la gestión del tiempo es una mayor productividad, entonces estas tareas deberían tener mayor prioridad.
Método Eisenhower El método Eisenhower tiene su origen en una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower: «Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.» Debe destacarse que Eisenhower no reclama esta idea como propia, sino que la atribuye a un "presidente universitario anterior" cuyo nombre no menciona.