La implantación y el desarrollo del conocimiento archivístico, es un tema trascendental para todo Estado o sociedad; pues, mediante su aplicación, se contribuye al cumplimiento de ciertos derechos constitucionales, como también, a la construcción de la Memoria histórica y el Patrimonio Documental y Cultural de las diversas comunidades. Ahora, para que ello se ejecute de manera correcta y eficaz, resulta necesario hablar de las normativas archivísticas que rigen su implementación y que gravitan constantemente a su alrededor.

La dinámica archivística en Colombia se ha establecido desde hace unos años por su fuerte preponderancia a la normatividad, enfatizada por la importancia investigativa e histórica que plantea la buena administración de los archivos nacionales. El país sudamericano se ha encargado desde el año 2000 de reforzar la práctica archivística a partir de la Ley 594, siendo la promotora de diversos acuerdos, resoluciones, circulares, etc, a lo largo del siglo XXI.

Leyes La Ley 594 es la primera norma que establece de forma obligatoria para las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter público, las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.Colombia. Congreso de la República. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C. 2000. p.12. Además, no solo informa una definición de una serie de conceptos, sino que a través de los once títulos que la componen da cuenta de la jurisdicción, la administración, la gestión, la consulta y la investigación de los archivos, entre otros principios.

Cinco años más tarde, el Congreso de la República aprueba la Ley 962 de 2005, la cual permite que los ciudadanos ejerciten una serie de derechos en la consulta de documentación administrativa nacional, “al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y las Leyes”.Colombia. Congreso de la República. Ley 594. (8, julio, 2005). Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Bogotá, D.C. 2005. p.48.

El 20 de agosto de 2010 se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística y se dicta el código de ética, definiendo los campos que forman parte de la función del archivista, los requisitos para ejercerlos y las responsabilidades éticas que amerita a nivel investigativo y social. Es la Ley que establece la práctica profesional de la archivística (obligatoriamente la práctica debe sustentarse en títulos universitarios) a nivel nacional.

En el 2011 se aprueba la Ley 1448 que gira en torno a los archivos sobre violaciones de derechos humanos. Se decreta que la Procuraduría Nacional debe garantizar la conservación de los archivos en todos sus ámbitos, así mismo, debe responder que los archivos cumplan un papel fundamental en la memoria histórica del conflicto armado interno colombiano.

La Ley 1712 de 2014 promueve la transparencia del derecho a la información, regulándolo en el carácter práctico de la seguridad que trae la consulta de los archivos. Esta ley permite que los ciudadanos colombianos tengan acceso a la documentación pública, donde los funcionarios lo hagan por principio de buena fe, no discriminación y facilitación de la información.

Decretos Cuando se habla de un decreto ley se trata de un acto que ofrece la posibilidad de tener aplicación con fuerza de ley sin que necesite la intervención del congreso, generalmente se da cuando existen necesidades que deben ser ejecutadas con urgencia. Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. En Colombia los decretos se han enfocado a:

Ministerio de Cultura. Decreto Núm. 32: Por el cual se crea la Comisión Nacional Digital y de Información Estatal. 2013.

Presidencia República de Colombia Núm. 4124: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. 2004.

Ministerio de Cultura. Decreto Núm. 3666: Por medio del cual se consagra el Día Nacional de archivos en Colombia. 2004.

Presidencia República de Colombia Núm. 2364: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. 2012.

Ministerio de Cultura. Decreto Núm. 106: Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. 2015.

Acuerdos:

Acuerdos son la manifestación de voluntades que tiene como finalidad producir efectos jurídicos. Los acuerdos son de tipo público dirigidos a todos los funcionarios que su ocupación sea relacional con el estado colombiano. Todos están dirigidos a conservar, mejorar, gestionar y consultar los archivos para el bien documental del país.

Los acuerdos exponen pautas normativas específicas a comparación de las leyes, es decir, se enfocan en detalles más puntuales sobre los principios de la archivística. Tenemos que el acceso a los documentos y a la información sea garantizados y así mismo la preservación de los documentos, con el fin de ser fundamento de la memoria histórica y fuente de conocimiento para la Nación.

Así mismo, los acuerdos abogan por la ejecución de procedimientos de intervención documental, en los niveles de conservación preventiva, conservación y restauración, donde la conservación física y funcional se establecidas como una función archivística más que en cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte.

También, se prevé que los edificios y locales destinados como sedes de archivos deban cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento, que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. Juega un papel importante la ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento, entre otros.

Por último, siendo el acceso a la información un derecho para todas las personas, estas deben obtener la información que reposa en los archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento, para tener acceso a la misma. La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en día y horas laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos. Para la consulta de los documentos históricos se debe obtener carnet de investigador, previo el cumplimiento de una serie de requisitos allí estipulados. Algunos acuerdos:

Archivo General de la Nación. Acuerdo Núm. 47: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V «Acceso a los documentos de archivo», del AGN del Reglamento general de archivos sobre «Restricciones por razones de conservación». 2000.

Archivo General de la Nación. Acuerdo Núm. Acuerdo 48: Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 —conservación de documentos—, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. 2000.

Archivo General de la Nación. Acuerdo Núm. Acuerdo 02: Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. 2004.

Archivo General de la Nación. Acuerdo Núm. Acuerdo 05: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.2013.

Archivo General de la Nación. Acuerdo Núm. Acuerdo 004: Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado. 2015.

Circulares Las circulares están destinadas a Gobernadores, Alcaldes, Entidades Públicas del Orden Departamental Y Municipal. (AGN. - COLOMBIA, Circular 01 de 1997). Pero también, se realizan Circulares dirigidas a Ministros del Despacho, Superintendentes, Directores de Archivo y Presidentes de entidades centralizadas y descentralizadas del Orden Nacional y de Organismos Públicos. (AGN. – COLOMBIA, Circular 002 del 2010).

Las circulares se enfocan principalmente a informar sobre los siguientes aspectos: PARÁMETROS A TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. (AGN. - COLOMBIA, Circular 02 de 1997) EXHORTACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN BÁSICA SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA. (AGN. – COLOMBIA, Circular 01 de 1997) CREACIÓN Y DESARROLLO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO. (AGN. – COLOMBIA, Circular 01 de 1998) TRANSFERENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DEL ORDEN NACIONAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. (AGN. – COLOMBIA, Circular 003 del 2001) ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LAS ENTIDADES DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL. (AGN. – COLOMBIA, Circular 07 del 2002) ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. (AGN. -COLOMBIA, Circular 01 del 2003) ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES. (AGN. – COLOMBIA, Circular 003 del 2003) INVENTARIO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR. (AGN. – COLOMBIA. Circular 01 del 2004) LINEAMIENTOS DE TRABAJO PARA LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS. (AGN. -COLOMBIA, Circular 001 del 2006) ESTÁNDARES MÍNIMOS EN PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. (AGN. – COLOMBIA, Circular 004 del 2010) PROTECCIÓN DE ARCHIVOS POR OLA INVERNAL. (AGN. – COLOMBIA, Circular 001 del 2011) DIRECTRICES O L1NEAMIENTOS AL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES SEÑALADAS EN LA LEY 1444 DE 2011. (AGN. – COLOMBIA, Circular 004 del 2011) RESPONSABILIDAD DEL AGN Y DEL SNA. RESPECTO A LOS ARCHIVOS DE DD. HH. Y MEMORIA HISTÓRICA, EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY 1448 DE 2011, “LEY DE VICTIMAS.” (AGN. – COLOMBIA, Circular 003 del 2012) CENSOS DE ARCHIVOS YEN INVENTARIO DOCUMENTAL, RELACIONADO CON LA ATENCIÓN A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN COLOMBIA. (AGN. – COLOMBIA, Circular 004 del 2012) RECOMENDACIONES PARA PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN Y COMUNICACIONES OFICIALES ELECTRÓNICAS. (AGN. – COLOMBIA, Circular 005 del 2012) ALCANCE DE LA EXPRESIÓN “CUALQUIER MEDIO TÉCNICO QUE GARANTICE SU REPRODUCCIÓN EXACTA.” (AGN. – COLOMBIA, Circular 001 del 20015) ENTREGA DE ARCHIVOS, EN CUALQUIER SOPORTE, CON OCASIÓN DEL CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES. (AGN. – COLOMBIA, Circular 002 del 2015) DIRECTRICES PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCIÓN documental TRD. (AGN. – COLOMBIA, Circular 003 del 2015)

Normas internacionales