El aprovisionamiento es la acción de encontrar, adquirir o comprar bienes o servicios u obras de una fuente externa, a menudo mediante una subasta o una licitación. El proceso se usa para asegurar que el comprador recibe los bienes, servicios u obras al mejor precio posible, cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, plazo, y ubicación. Las empresas y los organismos públicos a menudo definen los procesos de aprovisionamiento para promover la competencia justa y abierta, a la vez que minimizan los riesgos, como el fraude y la connivencia.
Visión general Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como entrega, transporte, beneficio marginal y fluctuaciones de precio. El aprovisionamiento generalmente implica tomar decisiones de compra bajo condiciones de escasez. Si se dispone de datos suficientes, la buena práctica aconseja emplear métodos de análisis económico como coste-beneficio o coste-eficacia.
Debe hacerse una distinción importante entre análisis sin riesgo y aquellos con riesgo. Cuando hay riesgo, ya sea en los costes o en los beneficios, debería emplearse el concepto de valor óptimo (best value, un método de valoración del Gobierno federal norteamericano que tiene en cuenta más factores que el precio, y que no debe confundirse con la política Best Value del Reino Unido, totalmente distinta). Aprovisionamiento directo y aprovisionamiento Indirecto TIPOS Aprovisionamiento directo Aprovisionamiento indirecto Materias primas y bienes manufacturados Mantenimiento, reparación, suministros operativos y subcontratación Servicios y bienes capitalesC A R A C T E R Í S T I C A S CantidadGrandeBajaBaja FrecuenciaAltaRelativamente altaBaja ValorEspecífico de la industriaBajoAltoNaturalezaOperacionalTácticaEstratégicaEjemplosCrudo en la industria del petróleoLubrificantes, repuestosInstalaciones de almacenamiento de petróleo Las actividades de aprovisionamiento se dividen a menudo en dos categorías distintas: gasto directo e indirecto. El gasto directo se refiere al aprovisionamiento relacionado con la producción, que abarca todos los elementos que son parte de productos acabados, como materias primas, componentes y piezas. El aprovisionamiento indirecto no está relacionado con la producción. El aprovisionamiento directo, que se enfoca a la gestión de la cadena de suministro, incide plenamente en el proceso de producción de las empresas manufactureras. En cambio, el aprovisionamiento indirecto se refiere a recursos operativos que una empresa compra para permitir sus operaciones. El aprovisionamiento indirecto comprende una amplia variedad de bienes y servicios, desde objetos estandarizados como suministros de oficina y lubricantes de maquinaria, hasta productos y servicios complejos y costosos, como equipo pesado, servicios de consultoría y subcontratación.Contratos, relaciones e integración: Hacia un modelo del aprovisionamiento de rendimiento complejo.
Temas
Comparación de aprovisionamiento, suministro y adquisición El aprovisionamiento es un componente del amplio concepto de suministro y adquisición. Típicamente el aprovisionamiento se considera de una naturaleza más táctica (el proceso de comprar físicamente un producto o servicio), mientras que suministro y adquisición se entienden más estratégicos y generales.
El Instituto de Gestión del Suministro (ISM por sus siglas en inglés) define suministro estratégico como el proceso de identificar fuentes que podrían proporcionar los productos o servicios que la organización necesita adquirir. El término aprovisionamiento solía reflejar el ciclo completo de compra, y no solamente los componentes tácticos. ISM define aprovisionamiento como una función organizativa que incluye desarrollo de especificaciones, análisis de valor, búsqueda de mercado del proveedor, negociación, actividades de compra, administración de contrato, control de inventario, tráfico, recepción y almacenamiento. Compra (purchasing) se refiere a la función primordial de una organización que es responsable de la adquisición de los materiales, servicios y equipamiento requeridos.
La estadounidense Universidad de Adquisición para la Defensa (DAU por sus siglas en inglés) define aprovisionamiento como el acto de comprar bienes y servicios para el Estado.Glossary of Defense Acquisition Acronyms and Terms, 12th Edition (más actualizaciones desde la publicación) al que se accedió el 22 de abril de 2009, Universidad de Adquisición para la Defensa DAU define adquisición como la conceptualización, iniciación, diseño, desarrollo, prueba, contratación, producción, despliegue, apoyo logístico, modificación y desecho de armas y otros sistemas, suministros o servicios (incluida la construcción) para satisfacer las necesidades del Departamento de Defensa en misiones militares.
Por tanto adquisición y suministro son conceptos mucho más amplios que aprovisionamiento.
Existen múltiples modelos de negocio de suministro y modelos de adquisición.
Proceso de adquisición El proceso de adquisición revisado para los grandes sistemas en la industria y la defensa se muestra en la siguiente figura. El proceso se divide en una serie de fases durante las cuales la tecnología se define y va madurando en conceptos viables, que posteriormente se desarrollan y preparan para producción, después de la cual los sistemas se implantan sobre el terreno.Systems Engineering Fundamentals. Defense Acquisition University Press, 2001
El proceso permite que cualquier sistema entre en él en cualquiera de las fases de desarrollo. Por ejemplo, un sistema que usara tecnología no probada entraría en las fases iniciales del proceso y seguiría un periodo prolongado de maduración tecnológica, mientras que un sistema basado en tecnologías maduras y probadas podría entrar directamente en desarrollo de ingeniería o, concebiblemente, incluso en producción. El proceso en sí mismo comprende cuatro fases de desarrollo:
Desarrollo del concepto y la tecnología: pretende explorar conceptos alternativos basados en valoraciones de necesidades operativas, preparación de la tecnología, riesgo y precio. Desarrollo del sistema. Demostración del sistema. Uso sostenible y desecho del sistema al final de su vida útil. Durante esta fase se llevan a cabo todas las actividades necesarias para utilizar y mantener el sistema de la manera más eficiente posible.
Modelos del negocio de suministro Los encargados del aprovisionamiento se dan cuenta, cada vez con más frecuencia, de que sus decisiones siguen un "continuo" desde simples transacciones de compra hasta colaboraciones estratégicas comprador-suministrador más complejas. Para estos encargados es importante emplear el modelo de suministro que mejor se ajuste a cada situación comprador-vendedor. Hay siete modelos en este continuo: suministrador básico, suministrador aprobado, suministrador preferido, modelo de servicios basado en el rendimiento, modelo de negocio blindado, modelo de servicios compartidos y asociación de accionistas. El modelo de suministrador básico se fundamenta en la transacción. Normalmente hay un precio establecido para productos y servicios individuales, para los cuales hay un amplio rango de opciones estándar en el mercado. Típicamente esos productos o servicios están disponibles de inmediato, con poca diferenciación entre las ofertas. El modelo de suministrador aprobado utiliza un enfoque basado en la transacción, en el que los bienes y servicios se compran de proveedores precalificados que cumplen ciertos criterios de rendimiento o de otro tipo. El modelo de suministrador preferido también utiliza un modelo económico basado en la transacción, pero la diferencia clave es que el comprador ha escogido una relación con su proveedor en donde este proveedor tiene la oportunidad de añadir valor al negocio del comprador facilitándole alcanzar sus objetivos estratégicos. El modelo de servicios basado en el rendimiento es, generalmente, un acuerdo formal a largo plazo con el proveedor que combina un modelo de contratación relacional con un modelo económico basado en la producción. Busca impulsar la rendición de cuentas del proveedor para acuerdos basados en la producción a nivel de servicio o para objetivos de reducción de costes. El modelo de suministro blindado es una relación híbrida que combina un modelo económico basado en el resultado con un modelo relacional de contratación. Las empresas que llegan a este tipo de acuerdos buscan crear valor a largo plazo tanto para el comprador como para el proveedor. El modelo de servicios compartidos es típicamente una organización interna basada en subcontratación cercana. Con este enfoque a menudo se centralizan los procesos en un órgano (SSO) que cobra a las unidades de negocio o los usuarios por los servicios que emplean. La asociación de accionistas crea una entidad legalmente vinculante. Puede adoptar diversas formas, desde comprar a un suministrador (una adquisición) hasta crear una filial, pasando por asociaciones para compartir acciones (joint-venture) o acuerdos de cooperación.
Aprovisamiento electrónico El aprovisionamiento electrónico es la aplicación de tecnologías digitales para gestionar y ejecutar los procesos relacionados con la adquisición de bienes y servicios dentro de una organización. A través de plataformas especializadas, se digitalizan tareas como la solicitud de cotizaciones, la comparación de ofertas, la emisión de órdenes de compra y el seguimiento de entregas.
Este enfoque busca mejorar la eficiencia operativa, aumentar la transparencia en las relaciones comerciales y reducir los tiempos y costos asociados a los métodos tradicionales. Su implementación es habitual tanto en el sector privado como en organismos públicos, donde la trazabilidad y el control documental son especialmente relevantes.
Funcionalidades comunes Las herramientas de aprovisionamiento electrónico suelen incluir funciones como catálogos digitales, formularios estandarizados de compra, flujos de aprobación automatizados y sistemas de evaluación de proveedores. Algunas soluciones más avanzadas permiten también la integración con módulos financieros y logísticos dentro de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Programas informáticos para el aprovisionamiento Los programas informáticos para aprovisionamiento, a menudo etiquetados como aprovisionamiento electrónico (e-procurement software), gestionan el proceso de compra electrónicamente o mediante computación en la nube (cloud computing). Como muestra Investigación de la red de aprovisionamiento , hay más de cien programas de este tipo disponibles hoy en día. Son un importante elemento de la cadena de suministro que ayuda a las organizaciones a gestionar eficientemente su ciclo de compras y maximizar el beneficio en cada pedido.
Televisión y radio sobre aprovisionamiento Procurement TV, establecido en 2015, es un medio de comunicación cuyo propósito es difundir diariamente vídeos con noticias y tendencias sobre aprovisionamiento. Otros difusores públicos de esta información incluyen El arte del aprovisionamiento, y Radiobitácora
Ciclo vital del aprovisionamiento La mayoría de las organizaciones piensan sobre su aprovisionamiento en términos de ciclo vital. Diferentes consultoras y expertos han desarrollado varios marcos. Algunos de los pasos más comunes incluyen: Identificación de la necesidad/Análisis de requerimientos: paso interno que supone la plasmación de los objetivos de negocio en una estrategia a corto plazo (3 a 5 años) para la categoría de gasto general, seguida por la definición de la dirección técnica y las especificaciones de lo que se pretende. Análisis externo del mercado a nivel macro: una vez que una organización ha definido las especificaciones, debe mirar hacia fuera para valorar el mercado general. Análisis de costes: es la acumulación, examen y manejo de datos de costes. Es importante para que la organización decida si fabricar o comprar.